AgnieszkaZarządzanie czasem pracy i jego ciągły niedobór to jedna z podstawowych trudności, wymienianych przez wielu agentów. Ta profesja cechuje się dużą dynamiką i nieprzewidywalnymi sytuacjami – to jasne. Warto jednak wprowadzić kilka rozwiązań, które pomogą uporać się z codziennymi wyzwaniami, a także zaległymi projektami, które wciąż odkładasz na później.
Zasada 2 minut
2 minuty to umowny okres. Odnosi się on do czynności, które zajmują niewiele czasu i powinny być zrobione od ręki. Im więcej, tym lepiej. Stosowanie tej zasady szybko zmniejszy twoją listę zadań do zrobienia i zwiększy motywację, płynącą z jej uszczuplania. Co możesz zrobić w tym czasie?
-Wprowadzić nowego klienta do Polisy w Chmurze
-Dodać notatkę o kliencie w edycji jego profilu
-Przesłać wypowiedzenie polisy do ubezpieczyciela
-Odpowiedzieć na maila lub wysłać wiadomość z podziękowaniem za spotkanie
Metoda Pomodoro
Jedna z najsłynniejszych metod zarządzania czasem, Pomodoro, to podział czasu pracy na 25-minutowe sekcje, przeplatane 5-minutowymi przerwami. Według jej pomysłodawcy, właśnie przez taki okres jesteśmy w stanie pracować najbardziej wydajnie. Francesco Cirillo, twórca techniki, proponuje, by każdego dnia tworzyć listę zadań, układając je od najważniejszych do tych najmniej istotnych.
Jeśli dana rzecz zajmuje więcej niż 25 minut, podziel ją na części.
Ustaw stoper lub budzik tak, by zadzwonił, gdy wyznaczony czas upłynie, a następnie zrób coś, co nie jest związane z pracą. Przejdź się po biurze, wypij wodę lub popatrz przez okno. Następnie wykonaj kolejne “pomodoro”, a po czterech seriach zrób dłuższą przerwę. Czas pracy w ramach jednej sekcji jest umowny i warto dostosować go do własnych predyspozycji.
Kluczowe w tej metodzie jest to, abyś przez określony czas pracował w pełnym skupieniu, bez żadnych rozpraszaczy.
Metoda ABC
To rozszerzenie znanej wszystkim metody Pareto, która mówi, że w pierwszej kolejności należy skupić się na zadaniach, które zajmują 20% czasu, a generują 80% efektów i są kluczowe z punktu widzenia naszej pracy.
Metoda ABC polega na zrobieniu listy rzeczy do zrobienia i umieszczeniu każdej z nich w kolumnach:
A – zadania kluczowe, które powinieneś wykonać sam. To wspomniane wcześniej 20%.
B – zadania istotne, ale nie priorytetowe. Możesz zlecić je kompetentnej osobie.
C – zadania mało ważne, do przełożenia na później albo delegowania. Możesz wykonać je sam, ale dopiero po zrealizowaniu działań z kolumny A i B.
Nie trzymaj się sztywno każdej z kolumn – modyfikuj je w zależności od tego, jak wygląda dany dzień.
Metody kulinarne: salami i szwajcarski ser
Metoda salami polega na dzieleniu dużego, często przytłaczającego rozmiarami, zadania na mniejsze części – plastry. Dzięki temu walczymy z odkładaniem obszernych projektów na później, pracując nad nimi krok po kroku i zwiększając apetyt na kolejne kawałki salami. Może to być kompleksowe ubezpieczenie firmy, która zgłosiła się do ciebie na 2 miesiące przed końcem obecnej ochrony bądź uporządkowanie dokumentacji z ostatnich kilku lat. Realizuj te zadania krok po kroku.
Metoda sera szwajcarskiego sprawia, że robisz kolejne dziury w zadaniu (serze), które jest na tyle złożone lub skomplikowane, że nie wiesz, od czego należy je zacząć. Istotna nie jest tu kolejność, a czas, poświęcony na wykonanie poszczególnych działań. Gdy tylko znajdziesz 10-15 minut w ciągu dnia, dołóż kolejną dziurę do dużego kawałka sera. Po pewnym czasie projekt nie będzie wydawał się tak przytłaczający i z łatwością zepniesz go w całość.
Powodzenie każdej z metod zależy od twojej determinacji, ale także specyfiki pracy. Dzień multiagenta na stanowisku, zlokalizowanym w centrum hipermarketu na pewno będzie różnił się od pracy w zacisznym biurze, do którego docierają głównie umówieni klienci. Testuj poszczególne rozwiązania i wypracuj własną metodykę pracy.
