Agnieszka
Zarządzanie czasem to niezwykle popularny temat, zwłaszcza na początku każdego roku, gdy spisujemy swoje postanowienia, cele i plany na nadchodzące miesiące. W sieci można znaleźć coraz więcej materiałów na temat produktywności, a na półkach w księgarniach pojawiają się coraz to nowe pozycje, traktujące o tym obszarze. Nic dziwnego – sprawne zarządzanie czasem, a właściwie sobą w czasie, to niezwykle przydatna umiejętność. Przyda się w pracy zawodowej i w życiu prywatnym, dlatego warto poszerzać swoją wiedzę na ten temat, pamiętając o kilku mitach, które narosły wokół tego tematu. W tej publikacji przyjrzymy się kilku z nich.
Zarządzanie czasem to dwa razy więcej wykonanych zadań
Samo pochylenie się nad uporządkowaniem swojej pracy i wynikających z niej zadań nie spowoduje automatycznie, że wykonasz ich dwa razy więcej. Istotą mądrego zarządzania czasem jest pracowanie efektywnie i mądrze, niekoniecznie ciężko. Jeśli skupisz się wyłącznie na odhaczaniu licznych pozycji z listy rzeczy do zrobienia, prawdopodobnie część z nich zrobisz niechlujnie.
To, na czym powinno Ci zależeć, to efektywne wykorzystanie swojej energii w założonym czasie pracy. Trudno uznać pracę po kilkanaście godzin dziennie i branie na siebie wszystkich możliwych obowiązków za coś, do czego warto dążyć.
Planowanie to brak spontaniczności
Osoby, które nie planują swoich dni i tygodni, uważają, że praca według ustalonego wcześniej planu to zabijanie spontaniczności i kreatywności. Zakładają, że ci, którzy zarządzają czasem, nie dają sobie przestrzeni na krótką rozmowę przy ekspresie do kawy, a tym bardziej na odrobinę szaleństwa, które nie znajduje się na liście to-do.
Tymczasem rzeczywistość jest zupełnie inna. Nie musisz planować każdej minuty swojego dnia, ani tym bardziej odmawiać sobie spontanicznej wycieczki bądź wyjścia do restauracji z przypadkowo napotkanym kolegą z liceum. Plan jest dla ciebie, nie ty dla planu. Ma on stanowić mapę twoich dni i tygodni, a nie ograniczać cię.
Najlepszą metodą zarządzania czasem jest XYZ
Nawet jeśli dziesiątki nagłówków artykułów grzmią, że dana metoda jest rewolucją w zarządzaniu czasem i deklasuje wszystkie inne, to nieprawda. Nie ma jednego, uniwersalnego sposobu, który sprawdzi się u każdego z nas.
Najważniejszą zasadą, która warto się kierować jest to, aby wytrwale poszukiwać najlepszego rozwiązania dla siebie. Niektórym wystarczy prosta checklista i wyciszenie telefonu na jakiś czas, inni zaś chętnie zainstalują szereg aplikacji, wykorzystując każdą z nich do innego obszaru życia. Oba te podejścia mogą zaowocować równie efektywnym i udanym zarządzaniem czasem.
Dzięki planowaniu wykorzystasz każdą minutę dnia
To nie tylko mit, ale bardzo szkodliwe przekonanie, którego należy wyzbyć się na początku codziennej pracy z czasem. Zaplanowanie każdego dnia od momentu pobudki, aż do pójścia spać jest zwyczajnie niemożliwe. Niemal codziennie zdarza się telefon od zainteresowanego Klienta, który potrzebuje oferty jak najszybciej, wizyta kogoś, kto chciałby porozmawiać o ewentualnej współpracy, a nawet awaria lub wolniejsze działanie systemu ubezpieczyciela, które uniemożliwiają ci pracę w standardowym trybie. To normalne.
Planując swój dzień, powinieneś wziąć pod uwagę tego typu nieprzewidziane sytuacje i uwzględniać je przy wyznaczaniu sobie zadań do wykonania. Najważniejszą nauką, jaką wyciągniesz z mądrego planowania czasu jest umiejętność wyznaczania priorytetów. To one powinny stanowić oś dnia.
Zarządzanie czasem to temat dla wybranych
Kiedy myślisz o wyznaczaniu sobie priorytetów, delegowaniu zadań i pracy głębokiej, wyobrażasz sobie, że to temat zarezerwowany wyłącznie dla kadry zarządzającej i osób, które mają ogrom odpowiedzialności na swoich barkach. Tymczasem ten obszar, w mniejszym lub większym stopniu, dotyczy każdego z nas.
Nawet pracując na etacie, masz przecież szereg obowiązków do wykonania. Jeśli pochylisz się nad ich priorytetami i dobrym planowaniem, będzie ci łatwiej znaleźć czas na odpoczynek czy zachowanie równowagi między pracą a życiem prywatnym.
Delegowanie zadań nie dotyczy wyłącznie wydawania poleceń podwładnym. Może to być znalezienie podwykonawcy do prostych i niewymagających czynności bądź postawa asertywna, dzięki której współpracownicy nie będą obarczać cię zadaniami, które powinni wykonać we własnym zakresie.
Jak widzisz, wokół zarządzania czasem narosło sporo mitów i niedopowiedzeń, przez które może wydawać się, że jest to temat bardzo skomplikowany i dostępny jedynie dla wąskiej grupy ludzi o szczególnych cechach charakteru. W rzeczywistości każdy agent lub broker może dopasować go do miejsca i specyfiki swojej pracy tak, by czas był na jego usługach, a nie odwrotnie. Więcej na temat zarządzania czasem przeczytasz tutaj.
