6 błędów w zarządzaniu czasem pracy

“Nie mam na nic czasu”, “Doba jest za krótka”, “Jestem zajęty, nie mam kiedy odpoczywać”. Skądś to znasz? Robisz niekończące się listy rzeczy do zrobienia, twój kalendarz jest zapisany od A do Z, a zadań zdaje się nie ubywać. Prawdopodobnie popełniasz jeden z błędów w zarządzaniu czasem pracy. 

6 błędów w zarządzaniu czasem

Multitasking

Odpisujesz na maila, rozmawiasz przez telefon, a jednocześnie układasz dokumenty dla księgowej. Prawdopodobieństwo, że każdą z tych rzeczy wykonasz bezbłędnie, a co ważniejsze, w rozsądnym czasie, jest znikome. W teorii wykonywanie wielu czynności jednocześnie jest świetne, bowiem w tym samym czasie kończysz trzy, a nie jedno zadanie. Tymczasem większość z nas nie jest w stanie w pełni skupić się na każdej czynności i znacznie lepiej, a przede wszystkim produktywniej, będzie poświęcić swoją uwagę jednej rzeczy, a następnie przejść do kolejnej.

Brak priorytetów

Samo sporządzenie listy rzeczy do zrobienia nie wystarczy. Liczba Klientów zainteresowanych ubezpieczeniem, a także ruch w biurze mogą się zmieniać, niezależnie od twojego planu. Może zdarzyć się, że nie wykonasz wszystkich zadań z listy na dany dzień. Planując swoje aktywności w czasie pracy, podkreśl 2-3 priorytety. Coś, co powinieneś zrobić niezależnie od okoliczności. 

Nawet jeśli nagły telefon rozproszy twoją uwagę, powrót do wcześniej ustalonych kluczowych aktywności, pomoże ci pracować efektywniej.

Prokrastynacja

Najważniejszy z błędów, a zarazem najbardziej powszechna przypadłość. Prokrastynacja, czyli odkładanie wszystkiego na mityczne “później”, a w praktyce często na ostatnią chwilę. To jeden z wrogów produktywnego działania, którego możesz zwalczyć, wyznaczając sobie priorytety i konkretne bloki czasowe, w których się nimi zajmiesz. Pierwszym krokiem do pożegnania prokrastynacji w codziennej pracy jest zidentyfikowanie rozpraszaczy i ich zlikwidowanie. Co ważne – nie chodzi nam o Klientów. 🙂

Jeśli twoją uwagę odciąga smartfon – wyłącz wszelkie powiadomienia z mediów społecznościowych, jeśli zaś sprawdzasz skrzynkę mailową co trzy minuty – wyłącz program pocztowy i wyznacz sobie konkretne bloki na odpisywanie. Więcej na temat metod walki z prokrastynacją pisaliśmy w tej publikacji.

Brak planu

Pochodna braku priorytetów to całkowity brak planu. To bardzo częsty błąd wielu pracowników. Polega on na reagowaniu na to, co dzieje się w otoczeniu. Pojawiasz się w pracy o 9:00, wypijasz kawę, sprawdzasz skrzynkę mailową, a w wolnej chwili przeglądasz internet, choć twoja poranna wydajność jest najwyższa. Wszystko przez brak planu dnia i brak jasno wyznaczonych celów, na których powinieneś się skupić. 

Brak planu sprawia również, że zawsze jesteś niezwykle zajęty, a nigdy produktywny. Oznacza to natychmiastowe podejmowanie się każdej rzeczy, która pojawi się w danej chwili, co odciąga cię od zadań, mających realny wpływ na rozwój działalności. 

Brak asertywności

Ten punkt łączy się bezpośrednio z poprzednimi. Pamiętasz film “Yes Man”? Jego bohater, którego grał Jim Carrey, mówił wszystkiemu wyraźne i stanowcze: TAK. Zdecydowanie odradzamy obieranie takiej ścieżki w pracy. Asertywność jest jedną z trudniejszych umiejętności, jednak jest niezwykle istotna w zarządzaniu swoim czasem. Nie musi wiązać się z byciem nieuprzejmym czy niepomocnym. Wystarczy, że uzasadnisz swoją odmowę:

  • Niestety, w tej chwili nie mogę ci pomóc. Za 3 dni kończy się ochrona mojego kluczowego Klienta i teraz muszę się skupić na analizie ofert.
  • Jeśli to może poczekać, to podejdź do mnie po południu. Skończę wtedy to, co teraz robię. 
  • Czy ktoś inny byłby w stanie się tym zająć? Mam w tym tygodniu 10 kończących się polis i obawiam się, że nie zdążę przedstawić ofert nowemu Klientowi. 

Brak umiejętności delegowania

Nikt nie obsłuży Klienta tak dobrze jak Ty. Nikt nie napisze tak dobrego maila i nie przeprowadzi dobrej rozmowy telefonicznej. Nie mówiąc już o analizie OWU, w których kryje się wiele istotnych punktów tak ważnych dla działalności kontrahentów. Znamy to. 

Spójrzmy jednak prawdzie w oczy – nie jesteś w stanie zrobić wszystkiego samodzielnie, nawet jeśli prowadzisz jednoosobową działalność. Czasem trzeba delegować zadania, niezależnie od tego, czy chodzi o podwładnych czy też podmioty zewnętrzne. 

Przytłoczenie ilością zadań skutecznie odciąga twój umysł od wspomnianych wcześniej priorytetów, na których powinieneś się skupić. Jeśli jesteś na początku swojej drogi w świecie ubezpieczeń i nie masz jeszcze pracowników, ani zbyt dużej ilości środków na zlecanie zadań firmom zewnętrznym, wykorzystaj możliwości Polisy w Chmurze i automatyzuj jak najwięcej procesów, które pożerają twój czas. 

Przypomnienia o kończących się polisach, kalendarz, listy zadań i raporty generowane w Excelu oszczędzają wiele czasu, który jest najcenniejszym aktywem. 

Wszystkie poruszone powyżej kwestie możemy podsumować zdaniem, które zawsze warto mieć w głowie: pracuj mądrze, nie ciężko. Wystarczy kilkanaście minut wieczorem lub rano, przed rozpoczęciem dnia pracy, aby zaplanować swoje działania i najważniejsze kwestie. Jeśli przyprawisz to odrobiną motywacji i samodyscypliny, odzyskasz kontrolę nad czasem i tym, jak nim gospodarujesz. 

Agnieszka

POBIERZ DARMOWY E-BOOK

Dołącz do grupy na Facebooku

Your Header Sidebar area is currently empty. Hurry up and add some widgets.