Agnieszka“Nie mam na nic czasu”, “Doba jest za krótka”, “Jestem zajęty, nie mam kiedy odpoczywać”. Skądś to znasz? Robisz niekończące się listy rzeczy do zrobienia, twój kalendarz jest zapisany od A do Z, a zadań zdaje się nie ubywać. Prawdopodobnie popełniasz jeden z błędów w zarządzaniu czasem pracy.
6 błędów w zarządzaniu czasem
Multitasking
Odpisujesz na maila, rozmawiasz przez telefon, a jednocześnie układasz dokumenty dla księgowej. Prawdopodobieństwo, że każdą z tych rzeczy wykonasz bezbłędnie, a co ważniejsze, w rozsądnym czasie, jest znikome. W teorii wykonywanie wielu czynności jednocześnie jest świetne, bowiem w tym samym czasie kończysz trzy, a nie jedno zadanie. Tymczasem większość z nas nie jest w stanie w pełni skupić się na każdej czynności i znacznie lepiej, a przede wszystkim produktywniej, będzie poświęcić swoją uwagę jednej rzeczy, a następnie przejść do kolejnej.
Brak priorytetów
Samo sporządzenie listy rzeczy do zrobienia nie wystarczy. Liczba Klientów zainteresowanych ubezpieczeniem, a także ruch w biurze mogą się zmieniać, niezależnie od twojego planu. Może zdarzyć się, że nie wykonasz wszystkich zadań z listy na dany dzień. Planując swoje aktywności w czasie pracy, podkreśl 2-3 priorytety. Coś, co powinieneś zrobić niezależnie od okoliczności.
Nawet jeśli nagły telefon rozproszy twoją uwagę, powrót do wcześniej ustalonych kluczowych aktywności, pomoże ci pracować efektywniej.
Prokrastynacja
Najważniejszy z błędów, a zarazem najbardziej powszechna przypadłość. Prokrastynacja, czyli odkładanie wszystkiego na mityczne “później”, a w praktyce często na ostatnią chwilę. To jeden z wrogów produktywnego działania, którego możesz zwalczyć, wyznaczając sobie priorytety i konkretne bloki czasowe, w których się nimi zajmiesz. Pierwszym krokiem do pożegnania prokrastynacji w codziennej pracy jest zidentyfikowanie rozpraszaczy i ich zlikwidowanie. Co ważne – nie chodzi nam o Klientów. 🙂
Jeśli twoją uwagę odciąga smartfon – wyłącz wszelkie powiadomienia z mediów społecznościowych, jeśli zaś sprawdzasz skrzynkę mailową co trzy minuty – wyłącz program pocztowy i wyznacz sobie konkretne bloki na odpisywanie. Więcej na temat metod walki z prokrastynacją pisaliśmy w tej publikacji.
Brak planu
Pochodna braku priorytetów to całkowity brak planu. To bardzo częsty błąd wielu pracowników. Polega on na reagowaniu na to, co dzieje się w otoczeniu. Pojawiasz się w pracy o 9:00, wypijasz kawę, sprawdzasz skrzynkę mailową, a w wolnej chwili przeglądasz internet, choć twoja poranna wydajność jest najwyższa. Wszystko przez brak planu dnia i brak jasno wyznaczonych celów, na których powinieneś się skupić.
Brak planu sprawia również, że zawsze jesteś niezwykle zajęty, a nigdy produktywny. Oznacza to natychmiastowe podejmowanie się każdej rzeczy, która pojawi się w danej chwili, co odciąga cię od zadań, mających realny wpływ na rozwój działalności.
Brak asertywności
Ten punkt łączy się bezpośrednio z poprzednimi. Pamiętasz film “Yes Man”? Jego bohater, którego grał Jim Carrey, mówił wszystkiemu wyraźne i stanowcze: TAK. Zdecydowanie odradzamy obieranie takiej ścieżki w pracy. Asertywność jest jedną z trudniejszych umiejętności, jednak jest niezwykle istotna w zarządzaniu swoim czasem. Nie musi wiązać się z byciem nieuprzejmym czy niepomocnym. Wystarczy, że uzasadnisz swoją odmowę:
- Niestety, w tej chwili nie mogę ci pomóc. Za 3 dni kończy się ochrona mojego kluczowego Klienta i teraz muszę się skupić na analizie ofert.
- Jeśli to może poczekać, to podejdź do mnie po południu. Skończę wtedy to, co teraz robię.
- Czy ktoś inny byłby w stanie się tym zająć? Mam w tym tygodniu 10 kończących się polis i obawiam się, że nie zdążę przedstawić ofert nowemu Klientowi.
Brak umiejętności delegowania
Nikt nie obsłuży Klienta tak dobrze jak Ty. Nikt nie napisze tak dobrego maila i nie przeprowadzi dobrej rozmowy telefonicznej. Nie mówiąc już o analizie OWU, w których kryje się wiele istotnych punktów tak ważnych dla działalności kontrahentów. Znamy to.
Spójrzmy jednak prawdzie w oczy – nie jesteś w stanie zrobić wszystkiego samodzielnie, nawet jeśli prowadzisz jednoosobową działalność. Czasem trzeba delegować zadania, niezależnie od tego, czy chodzi o podwładnych czy też podmioty zewnętrzne.
Przytłoczenie ilością zadań skutecznie odciąga twój umysł od wspomnianych wcześniej priorytetów, na których powinieneś się skupić. Jeśli jesteś na początku swojej drogi w świecie ubezpieczeń i nie masz jeszcze pracowników, ani zbyt dużej ilości środków na zlecanie zadań firmom zewnętrznym, wykorzystaj możliwości Polisy w Chmurze i automatyzuj jak najwięcej procesów, które pożerają twój czas.
Przypomnienia o kończących się polisach, kalendarz, listy zadań i raporty generowane w Excelu oszczędzają wiele czasu, który jest najcenniejszym aktywem.
Wszystkie poruszone powyżej kwestie możemy podsumować zdaniem, które zawsze warto mieć w głowie: pracuj mądrze, nie ciężko. Wystarczy kilkanaście minut wieczorem lub rano, przed rozpoczęciem dnia pracy, aby zaplanować swoje działania i najważniejsze kwestie. Jeśli przyprawisz to odrobiną motywacji i samodyscypliny, odzyskasz kontrolę nad czasem i tym, jak nim gospodarujesz.
