Biznesowy savoir vivre w pracy agenta czyli kto przed kim

W ostatnich latach savoir vivre, reguły i rozmaite zasady budzą sporo kontrowersji. Przeciwnicy ich stosowania podkreślają, że powinniśmy zwracać uwagę przede wszystkim na kompetencje osób, z którymi współpracujemy, a nie na ich wygląd czy sposób komunikowania się. Tymczasem jedno nie wyklucza drugiego i z powodzeniem można połączyć nacisk na rozwijanie i prezentowanie swoich umiejętności z przyjętymi w biznesie zasadami gry. W tej publikacji poznasz zarówno te znane wielu osobom, jak i takie, które mogą cię zaskoczyć. 

Płeć i wiek w pracy

Zaczniemy od najmniej znanej i najbardziej zaskakującej reguły. W biznesie płeć i wiek nie mają żadnego znaczenia. Oznacza to, że w sytuacjach biznesowych nie obowiązują zasady towarzyskie takie jak przepuszczanie kobiet w drzwiach czy to, że kobieta podaje rękę na powitanie jako pierwsza. Zasady precedencji (czyli inaczej mówiąc pierwszeństwa) są jasne – znaczenie ma tu zajmowane stanowisko. Prezes jest ważniejszy od kierownika, a kierownik od pracownika obsługi, nawet jeśli ci pierwsi są znacznie młodsi od drugich. 

No dobrze, a jak to wygląda w praktyce i gdzie w tym wszystkim jest Klient? Oto kilka zasad, które warto znać:

• Klient w biznesie traktowany jest jako najwyższy rangą, dlatego jeśli będziesz chciał zapoznać go ze swoim przełożonym, przedstawiasz zwierzchnika Klientowi, a dopiero potem Klienta przełożonemu. Ta sama zasada działa również w innych sytuacjach: osobie na wyższym stanowisku przestawiamy tę, która zajmuje niższe. 
• W drzwiach przepuszczamy osobę wyższą rangą, niezależnie od wieku i płci. Oczywiście nie dotyczy to np. sytuacji, gdy ta osoba znajduje się w tłumie czekającym na wejście – wszystko zależy od konkretnych okoliczności. 
• Jeśli podchodzisz do grupy osób, najpierw należy przywitać się z osobą najwyższą rangą, jednak to ona powinna jako pierwsza wyciągnąć rękę na powitanie.

Wizerunek

To, jak wyglądamy w pracy może wpływać na pierwsze wrażenie, które zrobimy na Kliencie odwiedzającym nasze biuro po raz pierwszy. Aby uniknąć długiej rozprawki na temat mody, ograniczymy się do kilku prostych podpowiedzi. To, jak ubierzesz się do pracy w dużej mierze zależy od charakterystyki twojej pracy. Część agentów działa zdalnie, a część niemal cały dzień spędza w biurze, mając spotkanie za spotkaniem. Każda z tych osób na pewno wybierze inny strój. 

Warto, by niezależnie od tych czynników ubranie było schludne i formalne. Staraj się unikać nadmiernego odsłaniania ciała, noszenia odkrytych butów (sandały/klapki) czy bluz z kapturem. Wybieraj stonowane kolory i proste kroje oraz fasony. Im mniej, tym lepiej. 

Bardzo istotnym elementem wizerunku jest także postawa względem Klientów i współpracowników. Życzliwość, uśmiech i miłe powitanie nic nie kosztują, a znacząco wpływają na relacje z innymi ludźmi. 

Korespondencja elektroniczna i telefon

Osoby, które dbają o formę kontaktu z Klientami i potencjalnymi kontrahentami, często zastanawiają się, jak witać się w mailach pisanych o różnych porach dnia i jak je zakończyć. W tym przypadku wystarczy pamiętać o kilku zasadach:

• Nie zaczynaj maili od “Witam”. To słowo jednoznacznie ustawia odbiorcę niżej w hierarchii, a chyba nie chcesz, aby właśnie tak poczuł się Klient. 
• Najlepiej sprawdzi się “Szanowny Panie/Szanowna Pani/Państwo” lub zwykłe “Dzień dobry”. Pora dnia nie ma tu dużego znaczenia. 
• Po zwrocie kończącym wiadomość nie umieszczamy przecinka. Jeśli zastanawiasz się, jak zakończyć oficjalną korespondencję, użyj po prostu zwrotu “Z wyrazami szacunku” bądź “Z poważaniem”. 
• Zanim wyślesz maila, przeczytaj go uważnie. Sprawdź, czy w treść nie wkradły się literówki oraz czy zawiera wszystkie załączniki, o których wspominasz.

W przypadku rozmów telefonicznych sprawa jest nieco prostsza. Gdy odbierasz telefon, przedstaw się i podaj nazwę firmy, jeśli pracujesz w większej organizacji. Aby zrobić dobre wrażenie, uśmiechaj się. Rozmówca na pewno to usłyszy. 🙂 Najwięcej wątpliwości budzi moment, gdy połączenie zostanie przerwane np. z powodu utraty zasięgu lub rozładowania się baterii. Często obie strony próbują oddzwonić do siebie wzajemnie, blokując linię. Oddzwonić powinna osoba, która dzwoniła. 

Komórka do aktówki!

Obecnie niemal każdy trzyma telefon komórkowy w dłoni. W autobusie, poczekalni u lekarza czy podczas przerwy. Jeśli uczestniczysz w spotkaniu networkingowym lub tym bardziej spotkaniu z Klientem, telefon powinien być schowany w torebce lub aktówce. Przeglądanie mediów społecznościowych, odpisywanie na maile lub odbieranie połączeń podczas spotkań czy szkoleń jest bardzo nieeleganckie. Staraj się tego unikać, a jeśli musisz odebrać bardzo ważny telefon, przeproś i wyjdź z pomieszczenia, w którym się znajdujecie. 

Etykieta biznesowa to bardzo obszerny temat, który trudno wyczerpać w kilku punktach. Czasem możemy pogubić się w mnogości zasad i reguł rządzących sferą zawodową, dlatego streścimy je do tego, by zawsze traktować innych tak, jak sam chcesz być traktowany i w każdej sytuacji pamiętać, że uśmiech to darmowa i bardzo pomocna waluta w kontaktach z innymi.