AgnieszkaPracuj mądrze, nie ciężko. Tę myśl warto wdrożyć zarówno w życie prywatne jak i to zawodowe. Zarządzanie czasem i analiza nawyków to klucz do bardziej efektywnej i wydajnej pracy, a w czasach, gdy otrzymujemy wiele bodźców niemal konieczność. Warto wdrożyć kilka rozwiązań, które oddadzą twój własny czas w twoje ręce.
Zidentyfikuj i usuń rozpraszacze
Zacznij od podstaw. Zwróć uwagę na to, co odrywa cię od pracy. Rozmowy w kuchni, ciągłe sprawdzanie skrzynki mailowej, a może reagowanie na każdą wibrację telefonu? To sprawia, że nawet proste zadania niepotrzebnie się wydłużają. Staraj się eliminować takie drobiazgi, ustalając np. konkretne godziny sprawdzania poczty elektronicznej. Jeśli trzeba, zdecyduj się na radykalny krok w postaci wyciszenia telefonu w chwili, gdy potrzebujesz maksymalnego skupienia.
Ustal priorytety
Przemyślana lista zadań to twój oręż do walki z uciekającym czasem. Każdego dnia ustalaj priorytety, a zadania, które zajmują jedynie kilka minut, rób od ręki. Wypisz każdą rzecz, którą musisz zrobić, a następnie odpowiednio je pogrupuj, podkreślając te najważniejsze. Kalendarz, dostępny w panelu naszej aplikacji możesz w prosty sposób zintegrować z Kalendarzem Google czy Outlookiem.
Co jednak, gdy mało istotne zadania są czasochłonne, a jednocześnie niezbędne do uwzględnienia w codziennym planie dnia? Z pomocą przychodzi nam kolejny, najważniejszy, punkt.
Automatyzuj procesy
Automatyzacja powtarzalnych czynności to klucz w zarządzaniu czasem w branży ubezpieczeń. Mamy nadzieję, że arkusze kalkulacyjne zaliczasz do czasów minionych. Dzięki Polisie w Chmurze możesz w prosty sposób usprawnić procesy w swojej agencji – począwszy od ewidencji polis i prowizji, przez monitorowanie płatności, aż po generowanie szczegółowych raportów, które pozwolą Ci przeanalizować efektywność podejmowanych działań. Postaraj się także zautomatyzować wszystkie powtarzalne czynności, takie jak informacje o wznowieniach. Przygotuj własne szablony sms-ów i wybierz termin ich wysyłki tak, by zaoszczędzić czas przeznaczony na telefonowanie.
Deleguj zadania
Wielu z nas ma poczucie, że inna osoba nie poradzi sobie z danym zadaniem tak dobrze jak my. To powoduje przyjmowanie na swoje barki zbyt dużej liczby projektów i wymykanie się czasu spod kontroli. Tymczasem, jeśli ty potrafisz coś zrobić, to każdy inny pracownik będzie w stanie się tego nauczyć, zwłaszcza jeśli dopasujesz delegowane zadanie do jego indywidualnych predyspozycji i umiejętności. Dodatkowo rozwinie to jego potencjał i kompetencje, co przełoży się na wyniki i motywację całego zespołu. Pamiętaj jednak, by nie delegować spraw, które są proste, ale nie masz ochoty ich wykonywać. To przyniesie zupełnie odwrotny efekt.
Nie każde rozwiązanie sprawdzi się u wszystkich tak samo, jednak rzetelna analiza twojego dnia pracy na pewno przyniesie wymierne korzyści w postaci lepszego zarządzania czasem. Warto spojrzeć na swoje nawyki z boku i wprowadzić drobne zmiany już dziś.
A Ty, masz swoje sposoby na oszczędność czasu w pracy? Podziel się nimi w komentarzu.
