AgnieszkaEkspres do kawy, stanowisko pracy i wszelkie niezbędne informacje – te kroki macie już za sobą. Czas na jeden z najtrudniejszych elementów zatrudniania nowej osoby – zlecanie poszczególnych czynności.
Czym jest delegowanie zadań
Pewnie pomyślisz, że to oczywiste. Wystarczy zlecić pracownikowi poszczególne zadania i zweryfikować ich wykonanie. W wielu firmach tak to wygląda, jednak my skupimy się na skutecznym i efektywnym delegowaniu obowiązków.
Przekazywanie pracownikom zadań jest jednoczesnym przekazaniem im odpowiedzialności za ich wykonanie. Nie oznacza ono, że ktoś ma wykonać proste czynności wedle określonej instrukcji, bo to tylko pozory delegowania. Pracownik powinien rozwijać nowe umiejętności i doskonalić się w już poznanych obszarach, a także mieć możliwość wykazania się inicjatywą. Delegowanie zadań nie jest wydawaniem poleceń. Składa się z pewnych istotnych elementów, które prezentujemy poniżej.
Kluczowe elementy delegowania zadań:
Zaufanie
Jeśli przekazujesz pracownikowi dany projekt, powinieneś wyzbyć się przekonania, że ma on wykonać go dokładnie tak jak ty. Krok po kroku, etap po etapie. Nie zakładaj, że twoja ścieżka jest jedyną słuszną i nikt nie zajmie się danym obszarem tak skutecznie jak ty. Dzięki temu możesz mile się zaskoczyć.
Dostosowanie zadań do indywidualnych kompetencji
Gdy wybierzesz zakres swoich dotychczasowych obowiązków, które chcesz delegować pracownikowi, upewnij się, że dostosowujesz go do jego indywidualnych kompetencji. Każdy z nas jest inny. Jeden stworzy idealny raport sprzedaży z podziałem na rodzaj ubezpieczenia, drugi zaś w mig poradzi sobie z zapytaniami Klientów i rozmową telefoniczną. Postaraj się przekazywać zadania, które są adekwatne do możliwości danej osoby. Dotyczy to zarówno czasu jak i umiejętności.
Delegowanie spraw istotnych
Jeśli zadania, które zlecasz nowej osobie będą polegały jedynie na naklejaniu znaczków na koperty i skanowaniu wypowiedzeń, które następnie wyśle na wskazany adres e-mail, możesz mieć pewność, że prędzej czy później zapał do pracy minie. Kluczowym elementem skutecznego delegowania jest rozwój pracownika. Nie zapominaj o tym.
Sprawy strategiczne zostaw dla siebie
Choć nie należy delegować jedynie błahostek, sprawy strategiczne nadal powinny pozostać w twoich rękach. Sam najlepiej określisz, jakich obszarów dotyczą. Mogą to być kluczowi Klienci bądź rozliczenia z towarzystwami i kierunek rozwoju.
Unikaj ogólników
Samo delegowanie zadania to dopiero pierwszy z wielu kroków. Wraz z nim powinieneś przekazać podwładnemu wszelkie narzędzia do jego wykonania, niezbędne informacje, a także zapewnienie o swoim wsparciu na każdym etapie realizacji. Włączaj się w daną sprawę wtedy, gdy zostaniesz o to poproszony, ale monitoruj i weryfikuj jej przebieg, wymagając raportowania.
Określ cel
Pewne zadania, takie jak żmudne rzeźbienie tabelek w Excelu, mogą wydawać się niepotrzebne. Jeśli wskażesz, jaki jest ich cel (np. porównanie wskaźników sprzedaży rok do roku), poszczególne czynności nabiorą sensu.
Jeśli krytyka, to tylko konstruktywna
Wielu przełożonych wypowiada się na temat pracy podwładnych tylko wtedy, gdy wymaga ona poprawy, jednocześnie unikając pochwał. W dłuższej perspektywie wpływa to na brak motywacji pracownika. Każdy z nas ma potrzebę akceptacji i warto wziąć to pod uwagę. Staraj się również chwalić za szczegóły, nie ogóły (“Dobra robota!”).
Doskonale wiemy – łatwiej napisać, trudniej zrobić, zwłaszcza jeśli dotąd każdym aspektem działalności zajmowałeś się sam. Pochylenie się nad delegowaniem zadań powinno być najważniejszym etapem zatrudnienia dodatkowej pary rąk, bowiem dzięki temu zyskasz przestrzeń na rozwijanie kluczowych obszarów twojej pracy i sporo czasu.
