AgnieszkaBycie wiecznie zajętym, praca od rana do wieczora i wykonywanie kilku zadań jednocześnie jeszcze do niedawna były powodem do dumy. Na szczęście świadomość na temat mądrego wykorzystywania czasu pracy staje się coraz bardziej powszechna i wiele osób stawia na równowagę pomiędzy pracą, a życiem prywatnym (work-life balance). Niezależnie od tego, czy pracujesz 4, 8, czy też 10 godzin, świadome zarządzanie czasem pracy na pewno poprawi jej jakość i uwolni kilka chwil na działania strategiczne, które mają na celu dotarcie do nowych Klientów. Poniżej znajdziesz kilka technik, które mogą być pomocne w procesie planowania dnia.
4 techniki zarządzania czasem
Film z Twojego dnia
Jeśli nie wiesz, gdzie podziewa się twój czas, zacznij od najprostszej metody – monitoringu całego dnia. Zapisuj wszystko, co robisz w danym przedziale czasowym od momentu pobudki aż do wieczora. Znajdź słabe punkty, takie jak zbyt długie oglądanie serialu bądź przeglądanie mediów społecznościowych i postaraj się je wyeliminować. Często nie zdajemy sobie sprawy z tego, jak wiele czasu ucieka nam przez palce przez z pozoru niewinne czynności. Z ich zauważeniem jest podobnie jak z drobnymi wydatkami – same nie stanowią dużego obciążenia domowego budżetu, ale zebrane w całość dają spore kwoty.
Zjadanie żaby
Każdego dnia mamy do zrobienia coś, co moglibyśmy odwlekać w nieskończoność – telefon do bardzo trudnego Klienta, przygotowanie polisy, która wymaga długiej i skrupulatnej analizy warunków albo konieczność zajęcia się stosem dokumentów na biurku. Brian Tracy w swojej książce “Zjedz tę żabę” proponuje, by najtrudniejsze i najbardziej zniechęcające nas zadanie wykonać od razu po rozpoczęciu pracy. Dzięki temu reszta dnia upłynie ci pod znakiem satysfakcji i spokoju. Stosowanie tej metody ma jeszcze jedną ważną zaletę – jeśli będziesz powtarzał je każdego dnia, dołożysz cegiełkę do pożegnania prokrastynacji, która jest największym wrogiem zarządzania czasem.
Nie jedz słonia w całości
Pozostaniemy przy zwierzęcych metaforach. Słoń symbolizuje bardzo duże i pracochłonne zadanie. Może to być kompleksowe ubezpieczenie przedsiębiorstwa produkcyjnego, przygotowanie grupowego ubezpieczenia na życie, a nawet stworzenie własnej strony internetowej i pierwszych publikacji. Wykonanie takiego projektu w całości w ciągu kilku godzin jest po prostu niemożliwe. Może to zniechęcać już na starcie. Tymczasem wystarczy podzielić duże zadanie na dziesiątki mniejszych. Przyznaj, że znacznie łatwiej przeczytać kilka publikacji na temat wyboru serwera i domeny, niż podjąć się zadania, określonego ogólnikowym hasłem: “Zrobić sobie stronę-wizytówkę”.
Oddaj małpy ich opiekunom
Ta zasada jest kluczowa, jeśli pracujesz w zespole bądź masz podwładnych: nie zajmuj się cudzymi małpami. Małpa to metafora problemu, który wymaga rozwiązania.
Dr Ken Blanchard, William Oncken Jr. i Hal Burrow, asutorzy książki “Jednominutowy menedżer spotyka małpę” skupiają się przede wszystkim na spadku efektywności na skutek zajmowania się problemami i zadaniami wszystkich pracowników, jednak podstawowe idee takiego podejścia sprawdzą się w każdej sytuacji. Jedna osoba nie może opiekować się wieloma małpami, zwłaszcza tymi, które należą do kogoś innego, dlatego każda z nich powinna znaleźć swojego opiekuna.
Odbywa się to w kilku krokach:
- Opis działania. Wskazujemy danej osobie potencjalne rozwiązania i kroki, które prowadzą do rozwiązania problemu lub zadania.
- Ustalanie właściciela. Małpa (zadanie/problem) musi jak najszybciej znaleźć opiekuna, który się nią zajmie.
- Polisa ubezpieczeniowa. Coś, co doskonale znamy. Na początku dokonujemy oceny ryzyka, a następnie wskazujemy sytuacje, w których zadziała polisa. Są to konkretne kroki, które wymagają twojej zgody bądź udziału. Jak wiesz, z polis ubezpieczeniowych korzystamy tylko w wyjątkowych sytuacjach. Niech tak samo będzie z opieką nad małpami.
- Harmonogram karmienia. Spotkania, dotyczące danego projektu powinny mieć określone terminy. Dzięki nim zweryfikujesz, na jakim etapie jest dane zadanie i zareagujesz, jeśli pojawiły się jakiekolwiek trudności.
Zwrócenie małp ich prawowitym właścicielom ma wiele zalet. Najważniejszą z nich jest to, że odzyskujesz wiele czasu na własne, często bardzo istotne zadania. Unikasz sytuacji, w których inni zajmują twój czas błahymi pytaniami i problemami, które mogliby rozwiązać samodzielnie przy odrobinie inicjatywy. Ponadto przekazywanie innym odpowiedzialności na pewno pozytywnie wpłynie na ich rozwój zawodowy i samodzielność. Jak widzisz, powiedzenie “Nie mój cyrk, nie moje małpy”, ma sens nawet w przypadku zarządzania swoim czasem. 🙂
Istnieje wiele technik i rozwiązań, pozwalających na mądre zarządzanie swoim czasem. Pierwszą część naszych podpowiedzi znajdziesz w tej publikacji. Niezależnie od tego, która z nich sprawdzi się w twoim przypadku, warto poświęcić nieco uwagi temu tematowi. Jeśli wyciągniesz stosowne wnioski, będziesz w stanie wyeliminować pożeracze czasu, a także sprawnie delegować zadania, jeśli przyjmujesz ich zbyt wiele.
