AgnieszkaSpotkania są nieodłącznym elementem pracy w różnych zespołach i branżach, w tym również w dziedzinie ubezpieczeń. Niemniej jednak, często spotkania bywają uciążliwe i czasochłonne, a ich efektywność pozostawia wiele do życzenia. W dzisiejszym artykule zajmiemy się strategiami i praktykami, które pozwalają na skracanie czasu ich trwania i jednocześnie zwiększenie ich produktywności. A spotkania, które mogły być mailem, zostawmy na skrzynce mailowej. 🙂
Cel i agenda
Podstawą każdego efektywnego spotkania jest jasno zdefiniowany cel oraz sprecyzowana agenda. Zanim spotkanie się rozpocznie, każdy uczestnik powinien wiedzieć, dlaczego jest na nim obecny i co będzie omawiane. To eliminuje zbędne dygresje i pozwala skoncentrować się na istotnych kwestiach.
Limituj czas czyli: krótko i intensywnie
Nadmierne trwanie spotkań to częsty problem, który doczekał się wielu memów w Internecie. Czy znasz “spotkania, które mogły być mailem”? Ograniczenie czasu na grupową rozmowę zmusza jej uczestników do skoncentrowania się na kluczowych zagadnieniach bez konieczności poświęcania kilku godzin na rozmaite dygresje i propozycje.
Zapewnij strukturę
Struktura spotkania powinna być jasna i przewidywalna. Wprowadzanie punktu po punkcie, a także informowanie o planowanych przerwach, pomaga uczestnikom w orientacji w czasie trwania spotkania. Każdy punkt powinien być skoncentrowany na konkretnym zagadnieniu.
Wykorzystaj technologię
Po 2020 roku nowe technologie stały się codziennością w wielu branżach, także w branży ubezpieczeń. Korzystanie z platform do wideokonferencji, takich jak Zoom czy Microsoft Teams, umożliwia spotkania online, redukując czas potrzebny na podróże i zwiększając dostępność dla wszystkich uczestników. Jest to przydatne zwłaszcza w momencie, gdy dana firma ma różne oddziały lub gdy zatrudnieni pracują zdalnie bądź hybrydowo.
Otwarte dyskusje i współpraca
Efektywne spotkania to te, podczas których wszyscy uczestnicy są aktywnie zaangażowani. Zachęcaj do otwartych dyskusji, wymiany pomysłów i współpracy. Umożliwienie każdemu członkowi zespołu wypowiedzi może prowadzić do cennych wniosków i lepszego zrozumienia tematu z perspektywy innych osób. Wyeliminuje także sytuacje, w których w rozmowie uczestniczy kilka osób, podczas gdy pozostałe spędzają ten czas w swoich telefonach.
Monitoruj postępy
Podczas spotkania ważne jest monitorowanie postępów i przypominanie o konkretnych działaniach, które wynikają z omawianych zagadnień. Wyznaczanie odpowiedzialnych za konkretne zadania i ustalanie terminów wykonania sprawia, że spotkania stają się bardziej praktyczne. Jeśli każdy obecny na takim zebraniu wykona stosowne notatki, działania będą możliwe niemal natychmiast.
Unikaj spotkań bez konkretnego celu
Niekiedy spotkania odbywają się jedynie ze względu na rutynę (np. z góry ustalony dzień tygodnia), bez jasno określonego celu. Unikaj tego rodzaju spotkań. Jeśli nie ma konkretnej potrzeby dyskusji, warto zastanowić się, czy nie można przekazać informacji w inny, bardziej efektywny sposób, na przykład poprzez wspomniany już krótki e-mail.
Efektywne spotkania wymagają starannej organizacji, jasno określonych celów oraz skoncentrowania się na kluczowych zagadnieniach. Ograniczanie czasu, wykorzystywanie technologii, zachęcanie do aktywnego udziału i skoncentrowanie się na konkretnych działaniach pozwala na zwiększenie produktywności takich zebrań. Niechęć wielu osób często nie wynika z samego faktu spotykania się, a z tego, że poprzez przedłużające się spotkania bez celu i agendy organizacja dnia pracy jest znacząco utrudniona. Mamy nadzieję, że powyższe wskazówki przysłużą się tobie i twojemu zespołowi.
