AgnieszkaMasz wrażenie, że ciągle jesteś zajęty, a mimo to lista zadań nie skraca się ani o milimetr? Często pracujesz ponad normę, żeby nie rozpoczynać kolejnego dnia z zaległościami? Dobrym rozwiązaniem może być delegowanie części zadań, jednak kiedy działasz na własny rachunek, nie zawsze jest taka możliwość. Wówczas warto przyjrzeć się tematowi produktywności, nad którym pochylimy się w tej publikacji.
Dobry plan to podstawa
Jak się domyślasz, sama chęć bycia produktywnym nie wystarczy. Istotą jest zaplanowanie konkretnych działań na dany dzień, miesiąc czy kwartał. Wypisz wszystkie zadania, które masz do zrobienia i oceń czas potrzebny na ich ukończenie. Następnie ustal priorytety. To kluczowy element planowania pracy, ponieważ codzienne wykonywanie wielu drobnych i nieistotnych zadań sprawia, że te naprawdę duże i ważne (program ubezpieczeniowy dla firmy produkcyjnej, analiza warunków ubezpieczenia, nowy Klient z branży, której nie znasz) narastają, powodując u ciebie frustrację i zniechęcenie.
Pamiętaj, aby nie planować każdego dnia co do minuty. Niemal zawsze pojawi się coś, co zajmie ci czas, który planowałeś przeznaczyć na coś innego. Jeśli pracujesz w biurze i obsługujesz Klientów, którzy nie umawiają się na spotkania z wyprzedzeniem, lista priorytetów jest niezbędna. Dzięki niej jesteś w stanie szybko wrócić do przerwanych czynności i zrewidować plany, gdy liczba Klientów danego dnia będzie wyższa niż zazwyczaj.
Rób notatki
Telefony, maile i goniące terminy zakończenia się ochrony twoich Klientów to sporo bodźców jak na jednego człowieka. Może się zdarzyć, że podczas ważnego spotkania nie będziesz w stanie skupić się tak dobrze, aby zapamiętać każdy jego szczegół. Z pomocą przychodzi notowanie, które ma także inne zalety:
- Wiedząc, że musisz sporządzić notatki ze szkolenia lub spotkania z Klientem, zwracasz uwagę na istotne szczegóły.
- Możesz wrócić do zapisków w dowolnym momencie. To bardzo wygodne, zwłaszcza jeśli przygotowujesz polisę – wszelkie szczegóły znajdują się w notatniku i nie musisz dzwonić do Klienta, by spytać ponownie o to samo.
- Oszczędzasz czas. Zamiast szukać informacji, które już masz lub przeglądać materiały ze szkolenia, aby znaleźć jeden zapis, możesz po prostu otworzyć swój zeszyt.
Istnieje wiele ciekawych metod notowania: od zapisków hasłowych, aż po kolorowe i wielowątkowe mapy myśli. Znajdź taką, która sprawdzi się w twoim przypadku.
Pamiętaj o odpoczynku
To bardzo istotny punkt, zwłaszcza w kontekście równowagi pomiędzy pracą a życiem prywatnym. Odpoczynek powinien być pełnoprawnym punktem pośród listy priorytetów na każdy dzień. Nie jesteś w stanie utrzymać pełnej koncentracji przez 8 czy 9 godzin, dlatego tak ważne jest planowanie przerw na krótki spacer, obiad lub wypicie kawy. O śnie chyba nie musimy ci przypominać, prawda? 🙂
Działaj z wizją celu
Dlaczego planujesz działania sprzedażowe? Dlaczego chcesz mieć więcej Klientów, polis życiowych czy większy zespół agentów? Może chcesz delegować część drobnych zadań lub zmniejszyć liczbę godzin spędzanych w biurze. A może chcesz więcej zarabiać, uzyskać stabilizację finansową, przejść na wcześniejszą emeryturę, a może robić sobie kilkutygodniowe wakacje raz w roku? Odpowiedz sobie na to pytanie, bo wizja celu sprawi, że będzie ci łatwiej utrzymać motywację na co dzień.
Nie ma tu złych pomysłów – jeżeli pomoże ci zdjęcie w ramce postawione na biurku – świetnie. Jeśli chcesz zrobić kolaż, symbolizujący cele i umieścić go na pulpicie – tym lepiej.
Analizuj
Każdy agent pracuje inaczej – jedni działają zdalnie, sprzedając wyłącznie polisy życiowe, inni pracują w multiagencjach, w których codziennie pojawia się wielu Klientów. To sprawia, że nie ma jednej, uniwersalnej recepty na to, jak pracować bardziej efektywnie. Dobrym pomysłem będzie analiza twojego typowego dnia pracy. Zapisz, co robisz od razu po jej rozpoczęciu, ile czasu zajmują ci poszczególne zadania, a jeśli zdarza się, że coś cię rozprasza, staraj się to odnotować. Następnie zastanów się, jak możesz usprawnić te działania: wyeliminować rozpraszacze, lepiej wybierać priorytety i być bardziej skupionym.
Jednym pomoże tymczasowe wyciszanie telefonu i odpowiadanie na maile wyłącznie w wyznaczonych blokach, inni zaś nie mogą sobie pozwolić na to, by nie odbierać połączeń, które są podstawą ich obowiązków zawodowych. Staraj się testować różne rozwiązania i nie przywiązuj się zanadto do tego, które wybrałeś jako pierwsze.
Bycie ciągle zajętym w niektórych kręgach wydaje się być kultem. Przechwalamy się między sobą, jak wiele godzin spędziliśmy w pracy i tym, że nie mieliśmy urlopu od kilku lat. Tymczasem taki stan rzeczy nie powinien być niczym pozytywnym. Przemęczenie i zniechęcenie nie prowadzą do niczego dobrego, dlatego jak mantrę powtarzamy: pracuj mądrze, nie ciężko. Planuj, analizuj i szukaj rozwiązań, pamiętając o odpoczynku, a na pewno dostrzeżesz pozytywne efekty świadomego podejścia do swoich zadań.
