Work-life balance a praca agenta

Niezależnie od tego czy pracujesz w biurze, czy też zdalnie, dzisiejszy temat może być dla Ciebie interesujący. Angielskie wyrażenie work-life balance to równowaga pomiędzy pracą a życiem prywatnym. To czas na bycie z rodziną i na własne pozazawodowe aktywności. Nawet jeśli sądzisz, że ciężka, codzienna praca to podstawa sukcesu w tak konkurencyjnej branży, postaramy się przekonać cię, że warto znaleźć miejsce na wspomnianą równowagę.

Work-life balance a praca zdalna

Można powiedzieć, że nawet mając stacjonarne biuro, zawsze pracujesz zdalnie. Łączysz się z chmurą z dowolnego miejsca, masz przy sobie telefon, a także dostęp do maila. To znacznie utrudnia wyznaczenie sobie granicy między pracą a codziennym życiem. Pamiętaj o codziennej rutynie, która wyznaczy rytm dnia, a także o wyznaczaniu sobie godzin pracy, by wykonywanie obowiązków nie przeciągnęło się na cały dzień. Więcej o pracy zdalnej przeczytasz tutaj. 

Zobacz, jak w kilku krokach wprowadzić nieco więcej ładu w swoją codzienność, wykonując zawód agenta ubezpieczeniowego.

Wyznaczaj granice Klientom

Na pewno znasz obrazki, które krążą w internecie – nocne pytania o możliwość wstecznego ubezpieczenia męża, który właśnie spadł ze schodów, kończące się o północy ubezpieczenie przyczepki czy też zmiana zdania co do szkolnego NNW tuż po tym, jak dziecko dozna uszczerbku na zdrowiu podczas zabawy z rodzeństwem.

Odbierasz telefon o każdej porze dnia i (o, zgrozo!) nocy? Odpowiadasz na maile natychmiast po otrzymaniu powiadomienia w telefonie? Trudno zatem oczekiwać, że Klienci nie będą tego korzystać także w przypadku spraw, które mogą zaczekać do otwarcia biura.

Przez takie działanie jesteś w pracy cały czas, nawet jeśli znajdujesz się poza swoim służbowym biurkiem. Zanim zaczniesz wprowadzać zmiany do swojego dnia, zacznij od wyznaczenia granic Klientom. Wskaż jasno godziny swojej pracy i trzymaj się ich w sprawach, które nie są pilne.

Zdajemy sobie sprawę, że Klient powierza ci ubezpieczenie swojego zdrowia czy majątku, a zatem może zdarzyć się, że będziesz pierwszą osobą, o której pomyśli w sytuacji stłuczki czy drobnego wypadku. Pomoc w takim przypadku to nic złego, nawet jeśli jesteś już poza biurem. Warto jednak odróżnić tego typu sytuacje od braku granic w kontaktach, dotyczących codziennych spraw. Na zapytanie o składkę OC, zakres wystawionej polisy czy prośbę o aneks do dokumentu możesz przecież odpowiedzieć kolejnego ranka. 

Jak uprzejmie wyznaczyć granice Klientowi?

• Określ czas kontaktu i dotrzymaj słowa. Jeśli obiecasz, że zadzwonisz lub odpiszesz na wiadomość kolejnego dnia do 10:00, trzymaj się tych ustaleń. 
• Wychodź ponad standard tylko wtedy, kiedy trzeba. Nie pozwalaj na telefony o każdej porze dnia i nocy każdemu, kto ma na to ochotę. Podkreślaj godziny pracy biura i to, że w wyjątkowo pilnych sytuacjach jesteś do dyspozycji Klienta. 
• Ustalaj reguły już na początku współpracy – określ godziny, w których jesteś dostępny, a także preferowane formy kontaktu. Możesz ustawić automatyczną odpowiedź na skrzynce mailowej, w której zadeklarujesz informację zwrotną w godzinach 8:00-16:00, podobnie jak na firmowym fanpage’u.

Planuj i wyznaczaj sobie priorytety

Uwierz nam na słowo – zawsze będzie jeszcze coś do zrobienia. Jeszcze jedno zapytanie, jeszcze jedno wypowiedzenie i post na fanpage’u. Tym sposobem można pracować od świtu do nocy, jednak nie w tym rzecz. Plan to podstawa.

Po wyznaczeniu granic Klientom, wyznacz je także sobie. Planuj każdy dzień i określaj jego priorytety. Ich podstawą mogą być terminy, wskazane na polisach. To pomoże ci ustalić kolejność przedstawiania ofert Klientom. Sam wiesz, ile kalkulacji jesteś w stanie zrobić w ramach jednego dnia pracy, zatem łatwo będzie rozplanować je na 3-4 dni, uwzględniając nieprzewidziane sytuacje bądź konieczność wystawienia pilnej polisy zapominalskiemu Klientowi. 

Aby uniknąć przytłoczenia, pracę nad wznowieniem możesz zacząć dwa tygodnie, a nawet miesiąc wcześniej. W kokpicie Polisy w Chmurze znajduje się lista polis, które kończą się w ciągu najbliższych 21 dni, więc nie musisz o wszystkim pamiętać. 

Zastosuj kilka kroków, które mogą pomóc ci w odzyskaniu czasu wolnego:

• Określ czas swojej pracy, uwzględniając jej specyfikę. Mogą to być 4 godziny dziennie albo 9 – bądź jednak uczciwy wobec siebie i trzymaj się ich.
• Bądź realistą i nie narzucaj sobie zbyt wielu obowiązków jednego dnia. 
• Automatyzuj jak najwięcej elementów swojej pracy. Wszelkie przypomnienia czy raportu możesz pobrać w polisowym kokpicie. Nie ma potrzeby, być tworzył je sam.
• Deleguj elementy swojej pracy, które nie wymagają twojej obecności. 

Odpoczywaj!

Podobnie jak wszelkie zadania służbowe, planuj czas na odpoczynek i urlop. Dbałość o sen i czas na świeżym powietrzu brzmi jak truizm, jednak wiele osób, prowadzących swoje firmy, o tym zapomina. Nie musisz od razu jechać na Zanzibar – wystarczy spacer do parku bądź kilka godzin w lesie. Bez telefonu, bez powiadomień i odpisywania na “pilne” maile. 

Wyznacz sobie czas w ciągu dnia, a w przypadku weekendów nawet cały dzień, w którym nie korzystasz ze smartfona czy komputera. Pozwól umysłowi odpocząć chwilę od nadmiaru bodźców. 

Jeśli prowadzisz jednoosobową działalność, planuj urlop kilka tygodni, a nawet miesięcy wcześniej. Zadbaj z wyprzedzeniem o wznowienia i wcześniejsze powiadomienie Klientów o planowanej przerwie w pracy biura.

Work-life balance to większa efektywność, jasny umysł i satysfakcja z pracy. Jeśli zabraknie tej równowagi, ryzykujesz to, że twoja frustracja przełoży się na Klientów i jakość obsługi, a ty finalnie się wypalisz. Jak widzisz, nie ma jednej, uniwersalnej metody na zachowanie równowagi między życiem prywatnym a pracą, jednak nie ulega wątpliwości, że warto poświęcić temu tematowi sporo czasu.